Para alguien que se inicia en la importación en el Reino Unido, el despacho de aduanas puede parecer más complicado de lo que realmente es. Hay declaraciones que presentar, códigos de mercancía que comprobar, aranceles e IVA que considerar, documentos que preparar y, de vez en cuando, un funcionario de aduanas que desea examinar más de cerca el envío.
La buena noticia es que el proceso sigue un camino bastante claro.
Una vez que se comprende lo que ocurre en cada etapa, el despacho de aduanas resulta mucho más fácil de gestionar y, lo que es más importante, se pueden detectar posibles problemas antes de que retengan el envío. Entonces, ¿qué ocurre realmente después de que las mercancías lleguen al Reino Unido? Vamos a detallarlo paso a paso.
¿Qué es el despacho de aduanas?
Antes de que las mercancías puedan despacharse a libre práctica en el Reino Unido, deben declararse ante la aduana.
Una declaración de aduana proporciona a la HMRC la información que necesita para establecer:
Qué son las mercancías
Cuánto valen
Dónde se fabricaron
Qué código de mercancía se aplica
Quién las importa
Qué régimen aduanero se está utilizando
Cuánto arancel e IVA se adeuda
La declaración se presenta normalmente de forma electrónica a través del Servicio de Declaración de Aduanas (CDS) del Reino Unido. Una vez presentada, la HMRC evalúa la declaración y determina qué sucede a continuación. Y aquí es donde comienza el verdadero viaje aduanero.
Paso 1: Presente su declaración de aduana
El primer paso importante es preparar y presentar la declaración de importación. Un agente de aduanas o el importador normalmente necesitarán la información de documentos como:
Factura comercial
Lista de empaque (Packing List)
Conocimiento de embarque o Carta de porte aéreo (Bill of Lading o Air Waybill)
Datos del EORI
Código de mercancía
País de origen
Valor en aduana
Flete y otros gastos pertinentes
Incoterms
La información de todos estos documentos debe coincidir. Por ejemplo, si la factura indica que hay 500 unidades pero la lista de empaque muestra 450, esta discrepancia podría plantear dudas durante una revisión posterior. Para evitar estos problemas, revise nuestra guía Errores comunes que cometen los importadores en las declaraciones de aduana.
La clasificación de las mercancías es importante
Una de las partes más importantes de la declaración es el código de mercancía. Determina mucho más que el tipo de arancel. También puede identificar si las mercancías están sujetas a licencias, restricciones, controles adicionales u otros requisitos.
Por lo tanto, acertar con el código de la mercancía antes de que esta salga del país exportador es mucho mejor que intentar solucionarlo una vez que el envío ha llegado.
¿Qué ocurre después de la presentación?
Una vez presentada y aceptada la declaración, se genera una referencia aduanera, como un MRN. A continuación, la declaración pasa por los procesos de riesgo y control de la HMRC. Esto no significa necesariamente que se vayan a inspeccionar sus mercancías. En muchos casos, todo avanza sin necesidad de un examen físico.
Paso 2: Pago de los aranceles de importación y del IVA
Una vez procesada la declaración, deben liquidarse los gastos aduaneros aplicables. Los dos importes que los importadores suelen observar con más frecuencia son:
Arancel de importación
El arancel aduanero depende de factores como:
Código de mercancía
Valor en aduana
País de origen
Cualquier preferencia arancelaria aplicable
Por ejemplo, dos productos con precios similares pueden tener tipos arancelarios completamente diferentes si corresponden a códigos de mercancía distintos.
IVA de importación
El IVA de importación se calcula generalmente utilizando el valor en aduana correspondiente más el arancel aplicable y otros costes determinados. En el caso de las empresas registradas a efectos del IVA, a menudo se puede utilizar la Contabilidad del IVA Diferido (PVA). Con la PVA, el IVA de importación no se paga en la frontera de la forma habitual. En su lugar, el importador lo liquida en su declaración de IVA ordinaria.
Esta distinción es importante porque el importe que figura en la declaración de aduana no es necesariamente la cantidad que debe pagarse físicamente antes de que se puedan liberar las mercancías.
No se olvide de la valoración en aduana
Un error común es asumir que el arancel aduanero es simplemente un porcentaje del valor de la factura. No siempre es tan sencillo. El flete, el seguro y otros costes pueden afectar al valor en aduana según las circunstancias y el método de valoración que se utilice.
Paso 3: Verificación de documentos
Una vez presentada la declaración, la aduana puede decidir que se requiere información o documentación adicional. Aquí es donde un envío puede detenerse repentinamente.
Es posible que reciba una solicitud de elementos como:
Factura comercial
Lista de empaque
Especificaciones del producto
Certificados
Prueba de origen
Licencias de importación
Documentos de conformidad del producto
Pruebas que respalden el valor declarado
Información sobre el uso previsto de las mercancías
A veces, el problema no es que ocurra algo malo con el envío. Es posible que la autoridad aduanera simplemente necesite más información antes de poder tomar una decisión.
¿Por qué los controles de documentos causan retrasos?
Normalmente se debe a que la información de la que dispone la aduana no es suficiente para verificar algún dato.
Por ejemplo:
Factura: "Artículos de plástico". Esto no resulta especialmente útil si la aduana necesita determinar con exactitud qué es el producto, de qué está hecho y cómo debe clasificarse. Una descripción mejor identificaría el producto real, el material, la función y el uso previsto.
Las buenas descripciones aduaneras son específicas.
La persona que revise la declaración debería poder comprender qué se está importando sin tener que jugar a los detectives.
Paso 4: Inspección física: ¿cuándo se produce y por qué?
Esta es la parte que más suele preocupar a los importadores. Un envío puede ser seleccionado para su examen por diversos motivos. Podría tratarse de:
Selección aleatoria
Análisis de riesgo aduanero
Datos de declaración incorrectos o inusuales
Inquietudes relacionadas con la mercancía
Inquietudes sobre la valoración
Verificación de origen
Actividades de información o de control del cumplimiento
Un requisito de otro departamento gubernamental
Ser seleccionado para una inspección no significa automáticamente que haya hecho algo mal. Los controles aduaneros se diseñan en función del riesgo. Algunos envíos pasan directamente. Otros se seleccionan para un examen documental o físico.
¿Qué ocurre durante una inspección física?
Dependiendo de las circunstancias, la aduana puede:
Abrir cajas de cartón
Inspeccionar el embalaje
Examinar productos específicos
Comprobar las cantidades
Comparar las mercancías con la declaración
Tomar fotografías
Tomar muestras
Verificar marcas o etiquetas
El envío puede permanecer retenido hasta que se haya completado el examen y se hayan cumplido todos los requisitos pendientes. Y aquí es donde los retrasos pueden resultar costosos. Un contenedor parado en un puerto puede generar gastos de almacenamiento, demoras o detenciones mientras todos esperan al siguiente paso.
No olvide a otros departamentos gubernamentales
La aduana no siempre es la única autoridad implicada. Dependiendo de lo que esté importando, es posible que otros departamentos gubernamentales tengan que revisar las mercancías.
Los ejemplos pueden incluir controles en los que participen:
Normas comerciales (Trading Standards)
Sanidad exterior (Port Health)
Fuerzas de fronteras (Border Force)
DEFRA (Departamento de Medio Ambiente, Alimentación y Asuntos Rurales)
Autoridades alimentarias
Autoridades de seguridad de productos
Esto es especialmente relevante para mercancías como alimentos, cosméticos, juguetes, productos eléctricos, sustancias químicas, productos de origen animal y determinados artículos controlados.
Por lo tanto, una declaración de aduana puede ser técnicamente correcta mientras el envío sigue retenido porque otra autoridad necesita completar sus comprobaciones.
Paso 5: Despacho de las mercancías para su entrega
Una vez despachada la declaración de aduana y finalizadas las comprobaciones requeridas, el envío puede proceder a su liberación. Pero hay una distinción importante aquí:
El despacho de aduanas no siempre significa que las mercancías estén físicamente listas para su recogida de inmediato.
Es posible que el puerto, el aeropuerto o el almacén aún deban completar sus propios procedimientos de despacho. Dependiendo del envío, puede haber:
Gastos de terminal
Gastos de manipulación
Gastos de almacenamiento
Instrucciones de entrega
Reservas de entrega
Requisitos de almacén
Una vez que todo esté en orden, las mercancías podrán recogerse y entregarse al importador.
Para los envíos que se trasladan a un depósito aduanero en régimen de tránsito, el proceso puede ser ligeramente diferente, ya que las mercancías pueden circular al amparo de un régimen de tránsito en lugar de ser despachadas directamente a libre práctica.
¿Cuánto tiempo tarda el despacho de aduanas en el Reino Unido?
Esta es una de las preguntas más habituales y, por desgracia, no existe una respuesta única. Un envío sencillo con la documentación correcta puede pasar por la aduana con relativa rapidez. Pero un envío que requiera comprobaciones adicionales puede tardar considerablemente más.
Una forma aproximada de verlo es:
Tipo de despacho | Situación habitual |
|---|---|
Declaración sencilla | A menudo se procesa rápidamente |
Comprobación documental | Puede tardar más tiempo dependiendo de la consulta |
Inspección física | Depende de la disponibilidad para la inspección |
Retención por otro departamento gubernamental | Depende de la autoridad competente |
Problema complejo o sin resolver | Puede tardar significativamente más |
El factor más determinante no es necesariamente la declaración en sí. Es si algo hace que el envío se detenga. Una declaración impecable con documentos completos puede avanzar sin problemas. Un pequeño problema sin resolver puede transformarse en varios días de retraso.
Cómo evitar los retrasos aduaneros más comunes
La mejor manera de gestionar los retrasos aduaneros es prevenirlos en primer lugar. Estas son algunas de las áreas que vale la pena comprobar antes de que llegue su envío.
1. Compruebe el código de mercancía
No adivine el código de la mercancía basándose únicamente en el nombre del producto.
Tenga en cuenta lo siguiente sobre el producto:
Material
Función
Composición
Uso previsto
Construcción
Si no está seguro, verifique la clasificación antes de realizar la importación.
2. Utilice descripciones de producto precisas
Las expresiones "mercancías generales", "artículos de plástico" o "accesorios" no ofrecen mucho margen de maniobra a las aduanas. Facilite una descripción clara de lo que son realmente las mercancías. Una buena descripción puede hacer que la declaración sea más fácil de entender y defender.
3. Asegúrese de que los documentos coincidan
Compruebe la correspondencia entre:
Factura → Lista de empaque → Conocimiento de embarque/AWB → Declaración de aduana
Las cantidades, los pesos, los valores y las descripciones deben tener coherencia en todos los documentos. Las pequeñas incoherencias tienen una sorprendente facilidad para generar grandes dolores de cabeza.
4. Compruebe las restricciones de importación antes del envío
Algunos productos requieren autorizaciones, licencias, certificados o documentos de conformidad adicionales. No espere a que el envío llegue al Reino Unido para descubrir que se necesitaba un documento. Investigue los requisitos antes de que las mercancías salgan de las instalaciones del proveedor.
5. Determine correctamente el valor en aduana
Asegúrese de que el valor declarado ante la aduana esté respaldado por los documentos comerciales y de que se hayan considerado correctamente los costes de transporte y seguro correspondientes.
Reducir artificialmente el valor para pagar menos aranceles puede acarrear problemas mucho mayores que la propia liquidación de aranceles original.
6. Prepare los documentos de conformidad con antelación
Si va a importar productos regulados, tenga preparada la documentación pertinente antes de la llegada. Esto podría incluir informes de pruebas del producto, documentación de seguridad, certificados, licencias o pruebas de conformidad. Esperar a que un departamento gubernamental solicite documentos después de que el envío ya haya llegado puede añadir días innecesarios al proceso.
Un ejemplo sencillo
Imagine que una empresa del Reino Unido importa 500 hervidores eléctricos de China. Antes de la llegada, el agente de aduanas comprueba:
Código de mercancía
País de origen
Valor en aduana
Factura comercial
Lista de empaque
Conocimiento de embarque
Información del producto
Controles de importación aplicables
La declaración se presenta a través del CDS. La HMRC acepta la declaración y calcula el arancel y el IVA aplicables. Si no hay más controles, el envío puede proceder a su despacho. Pero imagine que el envío es seleccionado para una comprobación de documentos. La HMRC solicita información adicional sobre el producto. El importador la facilita el mismo día. A continuación, se despacha la declaración. Compare ahora esta situación con la de un importador que no tiene listos los documentos solicitados. El envío puede permanecer en el puerto mientras el importador busca la documentación, y los costes de almacenamiento pueden empezar a acumularse.
La diferencia no siempre radica en la aduana en sí. A veces es simplemente cuestión de preparación.
El proceso de despacho de aduanas en una imagen
Puede imaginar el proceso como un viaje de cinco etapas:
Documentos preparados
↓
Declaración de aduana presentada
↓
Liquidación de aranceles e IVA
↓
Comprobaciones aduaneras / gubernamentales
↓
Mercancías despachadas
↓
Recogida y entrega
La mayoría de los envíos siguen este camino sin contratiempos. Los problemas suelen aparecer cuando algo falta, no coincide o requiere una investigación adicional.
Reflexiones finales
El despacho de aduanas en el Reino Unido no tiene por qué ser un misterio. En el fondo, las aduanas quieren determinar tres cosas:
¿Qué son las mercancías?
¿Cuánto valen?
¿Está permitida legalmente su entrada bajo el régimen declarado?
Si su documentación responde a esas preguntas con claridad y precisión, ya estará eliminando muchas de las causas comunes de retraso. Y cuando un envío sea seleccionado para un control aduanero, no se asuste. Una retención no significa automáticamente que algo vaya mal. Simplemente significa que la autoridad competente necesita completar otra parte del proceso.
La clave está en responder con rapidez, facilitar información precisa y mantener informados a todos los implicados. Porque, en el ámbito de las aduanas, un envío bien preparado no solo se despacha con mayor fluidez, sino que le ofrece una probabilidad mucho mayor de saber qué está ocurriendo cuando algo no sale según lo previsto.
